×
Chat với Đông Phương

9 TỪ KHÓA CẦN NHỚ ĐỂ LÀM VIỆC TẬP TRUNG

03-10-2018 - 5:09 PM

Chủ đề "thiếu tập trung" "mất tập trung" "nên làm gì để làm việc hiệu quả hơn" là một trong những câu hỏi tôi thường xuyên nhận được từ các bạn trẻ. Để trả lời cho câu hỏi này, tôi gửi đến bạn 9 từ khóa giúp bạn đánh tan sự lan man, lãng đãng của mình, đưa mình trở về trạng thái tập trung cho công việc.

1. CHIA NHỎ VIỆC.

Bạn có những mục tiêu dài hạn theo năm, rất hoàng tráng vĩ mô, rất hoài bão lý tưởng, và... cũng rất khó mà đạt được trong ngày 1, ngày 2. Càng tự tin vào khả năng bản thân mà nóng vội muốn đạt được mục tiêu thì càng dễ nản, dễ từ bỏ mục tiêu.

Từ khóa đầu tiên là CHIA NHỎ mục tiêu dài hạn của bạn ra, càng nhỏ càng tốt, từ năm chia nhỏ thành tháng, rồi chia nhỏ nữa theo ngày, chia nhỏ nữa theo giờ. Nếu bạn biết cụ thể mỗi ngày bạn cần dành thời gian 1 giờ đồng hồ để làm cụ thể 1 việc gì, để đạt được điều gì trong 1 năm sắp tới, bạn sẽ dễ nhớ và dễ tập trung thực hiện hơn rất nhiều.

2. TO DO LIST.

Những người có sự tập trung cao với công việc luôn làm to do list mỗi ngày.

To do list sẽ nhắc nhở cho bạn biết trong 1 ngày bạn cần làm bao nhiêu đầu việc. To do list giúp bạn biết nên tập trung vào việc gì, và những việc gì không cần tập trung, thay vì bạn dàn trải thời gian cho "tất cả mọi việc".

Tôi thường làm to do list cho ngày hôm sau vào tối ngày hôm trước. Trong đó có từ 1-5 việc cần thiết nhất cần làm. Trong số 1-5 việc cần thiết đó lại chọn ra 1 việc quan trọng nhất phải làm đầu tiên.

3. CÓ THƯỞNG CÓ PHẠT.

Để tập trung và hướng đến đạt mục tiêu trong ngắn hạn lẫn dài hạn, nên đặt ra luật thưởng phạt nếu làm hoặc không làm việc đó vào thời gian đã lên kế hoạch. Muốn có thưởng/sợ bị phạt là nguồn động lực khiến bạn phải tập trung hơn cho công việc.

Lưu ý, từ khóa này chỉ có tác dụng khi bạn thực hiện đúng như luật thưởng phạt đã đặt ra. Nếu bạn cho qua và không tuân thủ luật, mọi thứ vẫn dậm chân tại chỗ. Dùng những sở thích của bạn để làm hình phạt có tác dụng rất lớn. Ví dụ bạn rất thích đi cà phê với nhóm bạn thân mỗi tuần, hình phạt bạn phải nhận nếu không tập trung hoàn thành việc theo to do list, bạn không được đi cà phê và không gặp nhóm bạn trong 2 tuần tiếp theo.

4. CAM KẾT CÔNG KHAI.

Cam kết công khai với mọi người trên mạng xã hội cũng là 1 cách buộc bạn phải tập trung làm việc, nếu không thì... mất mặt lắm.

5. THỰC HIỆN CÙNG NHIỀU NGƯỜI.

Nhiều người có cùng 1 việc muốn làm, hoặc có cùng 1 mục tiêu muốn đạt được sẽ thúc đẩy nhau cùng tập trung thực hiện. Hãy tìm 1 nhóm người cùng thực hiện việc giống như bạn, bạn sẽ muốn tập trung làm việc đó hơn.

6. BIẾT SAY NO.

Có rất nhiều điều thú vị mà bạn muốn làm. Nhưng thời gian của bạn là hữu hạn. Bạn không thể dành thời gian cho tất cả mọi việc.

Để đạt được một mục tiêu cụ thể đã lên kế hoạch, bạn cần biết SAY NO với những người, những điều không phù hợp với mục tiêu của bạn.

7. TRONG TẦM TAY TẦM MẮT của bạn những vật dụng liên quan đến việc cần làm ngay.

Ví dụ, bạn cần phải gọi điện cho 10 khách hàng mỗi ngày, thì danh sách khách hàng và chiếc điện thoại cần để ngay vị trí dễ nhìn thấy, dễ lấy ra nhất trên bàn làm việc của bạn.

8. LÊN LỊCH CỐ ĐỊNH cho việc trả lời comment, tin nhắn, inbox, email...

Bạn không cần check status, check các hộp thư liên tục và trả lời ngay lập tức, nó sẽ ngốn rất nhiều thời gian của bạn mà đáng lẽ bạn dùng cho việc cần thiết khác.

Để tập trung hơn, bạn hãy lên lịch cố định cho việc này. Đúng giờ vào trả lời, hết thời gian thoát ra làm việc khác. Tôi vẫn luôn áp dụng điều này và nó tiết kiệm cho tôi cả khối thời gian để có thể tập trung vào những việc quan trọng.

9. SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG MINH.

Công nghệ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, cũng có thể chiếm thêm thời gian của bạn. Do đó bạn cần sử dụng công nghệ thông minh để phục vụ cho các mục tiêu của mình.

Sử dụng những app giúp tiết kiệm thời gian làm việc như quản lý công việc bằng Trello, nhắc việc bằng Lịch nhắc việc trên điện thoại hoặc Facebook message, nhắc nhở tập trung bằng Pomodoro, tóm tắt ghi chép với XMind...

Khi sử dụng những app MXH như Facebook, Zalo, Tango... nên dùng có mục đích cụ thể và dùng trong thời gian được giới hạn, nếu không dễ sa đà làm mất nhiều thời gian.

Với những app làm mất thời gian nhưng không phục vụ gì cho công việc như các app trò chơi, tốt nhất nên dứt khoác gỡ bỏ khỏi điện thoại và máy tính.

Tác giả: Võ Ngọc Đông Phương

Viết ngày 23/7/2018

P/S: Nếu share bài viết này, bạn cần ghi rõ tên tác giả và nguồn từ vongocdongphuong.com

Bài viết cũng đã được tác giả share trong các cộng đồng Group Content Marketing Masters, Group Phát Triển Doanh Nghiệp Việt, Group Liên Kết Doanh Nghiệp Việt Toàn Cầu.

Đăng bình luận

Đang tải
Gọi ngay